การบริหารคลังสินค้า สิ่งสำคัญที่ธุรกิจควรรู้
การบริหารคลังสินค้า ในปัจจุบันไม่ใช่เรื่องที่ง่ายมากนัก เนื่องจากนักธุรกิจบางคนมีพื้นที่ของคลังสินค้าที่ไม่เพียงพอต่อการจัดเก็บ สินค้าคงคลัง ในปริมาณจำนวนที่มาก ถือว่าเป็นหนึ่งในปัญหาปัจจัยหลักๆสำหรับผู้ประกอบการ โรงงาน หรือ โกดังให้เช่า เลยก็ว่าได้ หากคุณเป็นนักธุรกิจที่กำลังประสบปัญหากับการบริหารคลังสินค้า อยู่ใน ณ ขณะนี้ มาอ่านข้อมูลบทความที่เรามาให้ความรู้ไปพร้อมๆกันได้เลย เพื่อให้ธุรกิจที่กำลังดำเนินกิจการอยู่ของคุณ มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
| เลือกอ่านตามหัวข้อ |
การบริหารคลังสินค้า คืออะไร?
การบริหารคลังสินค้า หมายถึงกระบวนการโดยรวมของการดูแลและเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานประจำวันของคลังสินค้า รวมถึงการรับ การจัดเก็บ การเลือก บรรจุ และการจัดส่งผลิตภัณฑ์ไปสู่มือผู้รับเพื่อกิจกรรมการขาย เป้าหมายหลักของการจัดการคลังสินค้าคือการปรับปรุงประสิทธิภาพ ลดต้นทุนจากการดำเนินงานทั้งการลดระยะทางในการเคลื่อนย้ายสินค้า และการใช้ประโยชน์เก็บสินค้าคงคลังได้อย่างเต็มที่จากพื้นที่ภายในคลังสินค้า ช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว ความพึงพอใจของลูกค้านับว่าเป็นปัจจัยสำคัญต่อการขับเคลื่อนธุรกิจด้วยเช่นกัน เพื่อให้คุ้มค่ากับธุรกิจที่กำลังดำเนินกิจการอยู่ การบริหารคลังสินค้า ยังช่วยให้ธุรกิจมีความพร้อมเพื่อรับมือกับการเปลี่ยนแปลงในอนาคตของตลาดโลกอยู่ตลอดเวลา
ซึ่งในปัจจบุัน นักธุรกิจหลายๆคน นำระบบการจัดการคลังสินค้า (WMS) WMS นั้นย่อมาจาก (Warehouse Management System) หรือเรียกอีกอย่างว่า โปรแกรมบริหารจัดการคลังสินค้า มาใช้บริหารงานภายใน เป็นแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ที่ช่วยควบคุมและเพิ่มประสิทธิภาพกิจกรรมด้านโลจิสติกส์ของคลังสินค้า จะช่วยในเรื่องติดตามสินค้าคงคลัง จัดการคำสั่งซื้อ และเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการเลือกและบรรจุ ปรับปรุงการทำงานของคลังสินค้า เพิ่มผลผลิต ลดต้นทุน สะดวกและรวดเร็ว ก่อนจะทำการส่งออกสินค้า **มีหลายบริษัทเอกชน ที่เป็นผู้ออกแบบโปรแกรมให้บริการ คู่มือและวิธีการใช้งานอาจจะแตกต่างกันออกไป**
การรับสินค้าคงคลัง (Receiving Inventory)
การรับสินค้าคงคลัง ถือว่าเป็นกระบวนอันดับแรก ในการบริหารคลังสินค้า กระบวนการรับสินค้าที่ถูกสั่งซื้อมาจาก ผู้ค้า (Supplier) ที่ต้องผ่านการยืนยันจำนวนและปริมาณสินค้ารวมถึงเงื่อนไขต่างๆ เพื่อช่วยป้องกันความแตกต่างของประเภทสินค้าคงคลังตามจริง และสิ่งที่สำคัญสำหรับพนักงาน ภายในคลังสินค้าควรมีการจดบันทึกไว้โดยรับประกันความถูกต้องของสินค้าให้เรียบร้อยก่อน จะนำสินค้าไปในกระบวนการจัดเก็บต่อไป ได้ตามขั้นตอนดังนี้
ขั้นตอน การบริหารคลังสินค้า การรับสินค้าคงคลัง
1) นับสินค้าคงคลัง หรือ การนับสต็อกสินค้า (Count inventory)
ขั้นตอนแรกคือการนับสินค้าคงคลังที่มีอยู่ของคุณ ไม่ว่าจะเป็นภายในห้องเก็บสินค้า หรือ ภายในโกดังสินค้า ที่นำเข้ามาทั้งหมด โดยการนับตามรอบส่ง หรือ อาศัย โปรแกรมซอฟต์แวร์ (Software) อย่างเช่น โปรแกรม Microsoft Excel ในการจดบันทึก และ สแกนบาร์โค๊ดสินค้าที่นำเข้า การนับสินค้าคงคลังโดยการจดบันทึกในเอกสาร จะดีกว่าการใช้โปรแกรมเนื่องจากจะช่วยให้คุณมีความเข้าใจในผลิตภัณฑ์ประเภทต่างๆที่จะสั่งซื้อใหม่ได้ดีกว่า หากสินค้ายอดนิยมภายในสต็อกสินค้าของคุณเหลือน้อย ให้ส่งใบสั่งซื้อ (PO) ไปยังผู้ค้า(Supplier) ของคุณ เพื่อชำระเงิน ตามใบแจ้งหนี้ที่ระบุ และรอรับการจัดส่งสินค้า **ที่สำคัญ ควรติดตามสถานะและวันที่จัดส่งอย่างสม่ำเสมอ**
2) ตรวจสอบความถูกต้อง (Check for accuracy)
กระบวนการนี้ จะต้องตรวจเช็คละเอียดเมื่อการจัดสินค้าส่งมาถึง ก่อนอื่นให้เปรียบเทียบบันทึกการจัดส่ง ไปยัง ใบสั่งซื้อ(PO) ของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่ามีการส่งมอบสินค้าคงคลังและปริมาณที่ถูกต้อง ไม่มีการตกหล่น สิ่งที่ต้องตรวจเช็คจากใบสั่งซื้อมีดังนี้
- รายละเอียดของสินค้า
- รหัสสินค้า
- ปริมาณต่อ SKU หรือ หมวดหมู่ของสินค้านั่นเอง
เมื่อเช็คเรียบร้อยแล้ว หากพบข้อผิดพลาด ต้องดำเนินการติดต่อ ผู้ค้า(Supplier) ทันที เพื่อแจ้งเรื่องปัญหาไม่ว่าจะเป็นปริมาณที่ขาดหายไป อาจจะเป็นในเรื่องได้รับสินค้าไม่ถูกต้อง หรือสินค้าเกิดความชำรุดเสียหาย ผู้ค้าส่วนใหญ่จะทำงานร่วมกับผู้ประกอบธุกรกิจเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาด
3) ติดฉลากและวางสินค้าคงคลังในห้องเก็บของ หรือ ในโกดัง (Label and place inventory in stockroom)
เมื่อตรวจสอบใบสั่งซื้อแน่ใจแล้วว่าได้รับจำนวนและประเภทสินค้าคงคลัง รหัสสินค้าถูกต้องอย่างครบถ้วน ทำการย้ายผลิตภัณฑ์ของคุณจากพื้นที่รับสินค้าไปยังตำแหน่งที่คุณจัดเก็บสินค้าคงคลัง ไว้ในโกดังและจัดเรียงบนชั้นวางตามหมวดหมู่สินค้าแล้วติดฉลากหรือสติ๊กเกอร์บาร์โค๊ดให้เรียบร้อย เพื่อง่ายต่อการตรวจสอบ ซึ่งจะทำให้พนักงาน หรือ เจ้าของกิจการ สามารถค้นสินค้าที่ต้องส่งออกไปให้ลูกค้า ได้ง่ายขึ้นและรวดเร็ว ก่อนนำไปสู่กระบวนการ จัดเก็บสินค้าคงคลังต่อไป
การจัดเก็บสินค้าคงคลัง (Storing Inventory)
สินค้าคงคลังประกอบด้วยสินค้า ที่รอการซื้อ และ ส่งออกจัดจำหน่ายให้ลูกค้า กระบวนการนี้เป็นวิธีการจัดเก็บ ที่จะช่วยติดตาม และเคลื่อนย้ายสินค้าคงคลังของคุณ ให้มีระเบียบและไม่ใช้พื้นที่สิ้นเปลืองจนมากเกินไป มีจุดมุ่งหมายเพื่อสร้างความสมดุลระหว่างปริมาณสินค้าคงคลังที่ธุรกิจมีเข้ามาและออกไป เพื่อป้องกันการมีสินค้าคงคลังมากเกินไปและป้องกันสินค้าขาดแคลน ก่อนที่จะไปดูขั้นตอนการจัดเก็บ สำหรับนักธุรกิจที่อยากทราบว่าการเช่าโกดัง คลังสินค้า หรือ โกดังที่สร้างเอง แตกต่างกันอย่างไร แล้วควรจะเลือกแบบไหน ทางเราได้ให้ข้อมูล 8 ข้อได้เปรียบในการ เช่าโกดัง หรือเช่าคลังสินค้า ดีกว่าการสร้างโกดังเองอย่างไร ไว้ในบทความนี้แล้วอ่านข้อมูลคลิ๊กลิงค์นี้เลย การจัดเก็บสินค้าคงคลังมีขั้นตอนอะไรบ้าง มาดูกัน
ขั้นตอน การบริหารคลังสินค้า จัดเก็บสินค้าคงคลัง
1) ล้างสต็อกสินค้าเก่าออก (Clear out stock)
ตรวจสอบสต็อกสินค้าทั้งหมดที่มีอยู่ในชั้นวาง ก่อนที่จะนำสินค้าที่สั่งเข้ามาใหม่มาวางแทนที่ โดยทำการระบุสินค้าที่ขายไม่ดีหรือล้าสมัย ลงบันทึกในเอกสารการขนย้าย เป็นเรื่องที่เข้าใจได้ ผู้ประกอบการอาจจะเสียดายในการลงทุนถ้าจะนำสินค้าเก่าค้างสต็อคเหล่านี้ ไปทิ้งหรือทำลายอาจจะรู้สึกเหมือนเสียเงินลงทุนไปก่อนหน้านี้เป็นจำนวนมาก สิ่งที่ควรทำคือพยายามกำจัดสต็อกที่ไม่ได้ใช้หรือขายลดราคาแจกแถมโปรโมชั่นภายในหนึ่งปี และ เมื่อสต็อกเก่าของคุณถูกขายหรือนำออกจากสินค้าคงคลังแล้ว ค่อยทำการสั่งซื้อสิ้นค้าสต็อกใหม่เข้ามา ต้องติดตามการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้เพื่อวัตถุประสงค์ทางบัญชีสิ้นปี
2) จัดเรียงสินค้า (Product placement)
นำสินค้าที่สั่งเข้ามาจัดเรียงให้เป็นระเบียบ ด้วยรถโฟล์คลิฟท์ (Forklift) ซ้อนสินค้ากันเป็นชั้นๆ โดยจัดเรียงสินค้าที่ขายดีที่สุด ไว้ในโซนแพคสินค้า ช่วยลดระยะเวลาพนักงานมาเดินเช็คสินค้าก่อนส่งออก เนื่องจากสินค้าขายดีเป็นที่ต้องการเป็นจำนวนมากอย่างแน่นอนอยู่แล้ว ทำให้มีการขนย้ายอยู่ในโซนเก็บสินค้า ณ จุดนั้นเป็นประจำควรแยกหมวดหมู่ไว้ เพื่อง่ายต่อการเช็ค ว่าสินค้าไหนขายดีและสินค้าไหน เตรียมที่จะโล๊ะสต็อคเก่าออกไป เพื่อให้แน่ใจว่าไม่ได้สั่งสินค้าประเภทนั้นๆมากหรือน้อยเกินไป สามารถดูวิธี การจัดเรียงสินค้า บนแผ่นพาเลท ได้ที่ลิงค์นี้เลย
3) นับสินค้าคงคลังเป็นประจำ (Count inventory frequently)
การนับสินค้าคงคลังเป็นประจำช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลของสินค้าของแต่ละชั้นวางมีความแม่นยำ การจัดการคลังสินค้า อย่างไรให้มีประสิทธิภาพ เป็นระบบ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการวางแผน การจัดซื้อ จัดเก็บ และ ส่งออกการขายไปสู่ลูกค้าอย่างมีประสิทธิภาพ และ ยังสามารถนำไปสู่การลดต้นทุนได้เนื่องจาก ช่วยให้ธุรกิจสามารถระบุและแก้ไขปัญหาที่อาจส่งผลต่อการดำเนินงานภายในการจัดเก็บสินค้าได้อย่างถูกจุด ทางที่ดี ควรทำการ เช็ครายการตรวจสอบ (Check list) รายวันหรือรายสัปดาห์ในสต็อกสินค้าของคุณ จะช่วยลดการสูญหาย และป้องกันการเน่าเสียของสินค้า ช่วยให้ การบริหารคลังสินค้า ธุรกิจของคุณดำเนินงานได้อย่างราบรื่นไม่มีผลเสียต่อการส่งสินค้าไปจัดจำหน่ายในขั้นตอนต่อไป
การเลือกและการบรรจุ (Picking and Packing)
กระบวนการเลือกและการบรรจุที่มีประสิทธิภาพ ถือเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าคำสั่งซื้อได้รับการตรวจสอบผ่านกระบวนการต่างๆก่อนหน้านี้อย่างถูกต้องและพร้อมที่จะจัดส่งออกตรงตามเวลา โดยวิธีการดังต่อไปนี้
ขั้นตอน การบริหารคลังสินค้า เลือกและการบรรจุ
การเลือก (Picking)
คือการเบิกสินค้าตามใบสั่งคลังสินค้า เป็นกระบวนการในการนำสินค้าคงคลังออกจากชั้นวางเพื่อนำไปบรรจุและจัดส่งให้กับลูกค้า ซึ่งหน้าที่ตรงนี้ผู้ดูแลมักจะเป็นพนักงานที่เป็นคนตรวจเช็ครายการ เพื่อเลือกสินค้าที่จะนำมาบรรจุ หรือ นักธุรกิจก็สามารถทำได้ด้วยตนเอง บางคลังสินค้าอาจจะมีเทคโนโลยีเข้ามาช่วยเหลือเพื่อประหยัดแรงและเวลาของคนงาน ไม่ต้องเดินไปหยิบสินค้าเองถึงที่ เช่น การใช้สายพานลำเลียงหรือหุ่นยนต์(ซึ่งในปัจจุบันต่างประเทศเริ่มมีการใช้บ้างแล้ว) เนื่องจากการหยิบสินค้ามักเป็นกระบวนการหลักที่ใช้เวลานานและใช้แรงงานมากที่สุดในการดำเนินงาน ทำให้เสียเวลาในการส่งออก เพราะในปัจจุบันธุรกิจต่างๆต้องแข่งกับเวลา ยิ่งสินค้าส่งออกได้เร็วไปถึงมือลูกค้าภายในระยะเวลาที่กำหนด ก็จะทำให้ การบริหารคลังสินค้า ของคุณเป็นที่น่าเชื่อถือพึงพอใจต่อลูกค้าและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
การบรรจุ (Packing)
การบรรจุคือกระบวนการในการเตรียมสินค้าสำหรับการจัดส่ง ทั้งแบบบรรจุภายในกล่องหรือบรรจุภายในถุง ซึ่งต้องผ่านการติดฉลากสินค้าและข้อมูลการติดตามพัสดุ ให้เรียบร้อยก่อนทำการส่งออก**ที่สำคัญเช็คความเสียหายของพัสดุว่ามีตรงไหนชำรุดหรือไม่** เพื่อป้องกันความเสียหายในขณะกำลังจัดส่งไปถึงมือลูกค้าอย่างปลอดภัยและตรงเวลาที่กำหนด
หลังจากเบิกสินค้าออกมาจากคลังแล้ว จะเข้าสู้ขั้นตอนการบรรจุเพื่อเตรียมการจัดส่งสินค้าดังนี้
- พิมพ์บันทึกการจัดส่ง ซึ่งแสดงรายการสินค้าทั้งหมดที่จำเป็นต้องบรรจุลงในกล่อง
- ห่อสินค้าด้วย พลาสติกกันกระแทก (Bubble Wrap) หรือวัสดุป้องกันอื่นๆจากนั้นใส่ลงในกล่อง
- ปิดผนึกบรรจุภัณฑ์ด้วยเทปกาวตามรอยขอบให้เรียบร้อยและพันให้แน่นหนา
- ติดฉลากด้วยใบกำกับสินค้า และฉลากการจัดส่ง&การติดตามพัสดุไว้ที่หน้ากล่อง
- ถ้าเป็นสินค้าที่มีความบอบบาง เช่นแก้ว หรือ งานศิลปะ ควรติดสติ๊กเกอร์ห้ามโยน , ระวังแตก
- ขั้นตอนสุดท้ายทำการส่งออกสินค้าไปตามที่อยู่ของลูกค้า
การจัดส่ง (Shipping)
เป็นกระบวนการขั้นตอนสุดท้ายของ การบริหารคลังสินค้า คือการเคลื่อนย้ายสินค้าจากจุดหนึ่งไปยังจุดหนึ่ง โดยผ่านบริษัทที่เป็นตัวแทนในการขนส่งภายในประเทศ
นำสินค้าคงคลังที่ได้รับการตรวจเช็คอย่างถูกต้องเรียบร้อยผ่านกระบวนการต่างๆก่อนหน้านี้ เริ่มทำการส่งออกไปสู่มือลูกค้า โดยในปัจจุบันนักธุรกิจ จะแข่งกันในเรื่องเวลา การจัดส่งสินค้าที่รวดเร็ว ทันใจ ช่วยสร้างความประทับใจให้กับลูกค้าได้เป็นอย่างมาก โดยมีขันตอนดังนี้
ขั้นตอน การบริหารคลังสินค้า การจัดส่ง
- ติดต่อกับตัวแทนขนส่งที่จะมารับสินค้า เช่น ขนส่งเอกชน หรือ ใช้ขนส่งของธุรกิจตนเอง เพื่อนำสินค้าของคุณไปส่งให้ถึงมือลูกค้า
- ตรวจสอบข้อมูลพัสดุให้เรียบร้อยอีกรอบ ก่อนส่งสินค้าไปยังลูกค้า ควรมีการตรวจสอบให้ถูกต้องตามใบสั่งซื้อ ตรวจสอบสินค้า รหัสสินค้า ชื่อรายการสินค้า รุ่น สี ไซส์ และจำนวนว่ามีเท่าไหร่ เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดความผิดพลาดเพราะอาจจะถูกลูกค้าตำหนิหรือไม่พึงพอใจเอาได้
- ควรแยกช่องทางการจัดส่งให้ดี เช่น แยกช่องทางการจัดส่งตามพื้นที่ , แยกประเภทของสินค้า , แยกการจัดส่ง(ว่าเป็น สินค้า ที่จะจ้างขนส่งเอกชน หรือ ใช้ขนส่งของธุรกิจของตนเอง) ไม่ควรวางสินค้าปะปนกัน เพื่อให้การจัดส่งมีประสิทธิภาพไม่เกิดความผิดพลาดที่อาจทำให้เสียเวลา หากปฏิบัติตามวิธีนี้ ลูกค้าได้รับสินค้าตรงตามที่ต้องการอย่างแน่นอน
- หลังจากทำการจัดส่งสินค้า บันทึกข้อมูลการจัดส่งของพัสดุนั้นๆ หมายเลขคำสั่งซื้อ , ชื่อและที่อยู่ของลูกค้า ,ข้อมูลการติดต่อของลูกค้า (หมายเลขโทรศัพท์และอีเมล) , วันที่และเวลาที่จัดส่ง เพื่อง่ายต่อการตรวจสอบย้อนหลัง หากในกรณีพัสดุมีการตกหล่นระหว่างทาง หรือ สูญหายจะได้มีหลักฐาน เพื่อไว้ยืนยันกับทางลูกค้า และ ทางขนส่งเพื่อติดตามพัสดุที่หายไป
สรุป การบริหารคลังสินค้า
เป็นยังไงกันบ้างครับ การบริหารคลังสินค้า ที่เรานำมาให้ข้อมูลในบทความนี้ถ้านำไปปฏิบัติกันแบบจริงจังรับรองว่าธุรกิจของคุณที่กำลังประกอบกิจการอยู่มีการพัฒนาไปในทางที่ดีขึ้นอย่างแน่นอน และจะช่วยให้เจ้าของธุรกิจเห็นประสิทธิภาพการทำงานและมุมมองที่ครอบคลุมเกี่ยวกับลูกค้าและการขนส่งผลิตภัณฑ์ของคุณได้ดีอีกด้วย อีกทั้งยังช่วยสร้างความประทับใจในด้านการบริการลูกค้าโดยรวมราบรื่นยิ่งขึ้น ในขณะที่ตลาดในปัจจุบันมีการแข่งขันที่สูงขึ้นธุรกิจของคุณจะสามารถปรับตัวได้ทุกสถานการณ์ หากสามารถทำให้ธุรกิจของคุณประหยัดมากขึ้น และทำให้การดำเนินการจัดส่งขนาดใหญ่เป็นเรื่องที่ง่าย ช่วยให้มั่นใจได้ว่าพัสดุจะได้รับการจัดส่งทันเวลา อย่างปลอดภัยถึงมือลูกค้า เพียงเท่านี้ธุรกิจของคุณประสบความสำเร็จอย่างแน่นอน
