การบริหารคลังสินค้า อย่างไรให้ธุรกิจเติบโต เคล็ดลับที่คุณควรรู้

• Facebook
• X
• Line

การบริหารคลังสินค้า ในปัจจุบันกลายเป็นเรื่องท้าทายสำหรับนักธุรกิจ เนื่องจากพื้นที่คลังสินค้าไม่เพียงพอต่อการจัดเก็บสินค้าคงคลังจำนวนมาก ซึ่งเป็นปัญหาหลักของผู้ประกอบการ โรงงาน หรือโกดังให้เช่า หากคุณกำลังเผชิญกับปัญหานี้อยู่ มาอ่านบทความนี้เพื่อรับข้อมูลและแนวทางการแก้ไขที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินธุรกิจของคุณได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น

สารบัญ

1. การบริหารคลังสินค้า คืออะไร ?

2. การรับสินค้าคงคลัง (Receiving Inventory)

3. ขั้นตอนการรับสินค้าคงคลัง

• นับสินค้าคงคลัง หรือ การนับสต็อกสินค้า (Count inventory)
• ตรวจสอบความถูกต้อง (Check for accuracy)
• ติดฉลากและวางสินค้าคงคลังในห้องเก็บของ หรือ ในโกดัง (Label and place inventory in stockroom)

4. การจัดเก็บสินค้าคงคลัง (Storing Inventory)

5.ขั้นตอนจัดเก็บสินค้าคงคลัง

• ล้างสต็อกสินค้าเก่าออก (Clear out stock)
• จัดเรียงสินค้า (Product placement)
• นับสินค้าคงคลังเป็นประจำ (Count inventory frequently)

6.การเลือกและการบรรจุ (Picking and Packing)

7.ขั้นตอนเลือกและการบรรจุ

• การเลือก (Picking)
• การบรรจุ (Packing)

8.การจัดส่ง (Shipping)

9.ขั้นตอน การบริหารคลังสินค้า การจัดส่ง

การบริหารคลังสินค้า คือการจัดการและปรับปรุงกระบวนการต่างๆ ในคลังสินค้าให้มีประสิทธิภาพสูงสุด ตั้งแต่การรับสินค้า การจัดเก็บ การคัดเลือก บรรจุ และจัดส่งไปยังลูกค้า โดยมุ่งเน้นการลดต้นทุน และเพิ่มประสิทธิภาพการใช้พื้นที่ภายในคลังสินค้าเพื่อความคล่องตัวในการดำเนินงาน เป้าหมายหลักคือการตอบสนองความต้องการลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและตรงเวลา ซึ่งส่งผลต่อความพึงพอใจของลูกค้าและความเติบโตของธุรกิจ รวมถึงการเตรียมความพร้อมในการรับมือกับการเปลี่ยนแปลงในตลาดที่ไม่หยุดนิ่ง

ปัจจุบันนักธุรกิจหลายคนเลือกใช้ระบบการจัดการคลังสินค้า (WMS) หรือ Warehouse Management System เพื่อบริหารจัดการคลังสินค้าอย่างมีประสิทธิภาพ WMS คือแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ที่ช่วยควบคุมและเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการโลจิสติกส์ในคลังสินค้า โดยสามารถติดตามสินค้าคงคลัง จัดการคำสั่งซื้อ และปรับปรุงกระบวนการเลือกและบรรจุสินค้า เพิ่มผลผลิต ลดต้นทุน และทำให้การจัดส่งสินค้าเร็วขึ้น สำหรับโปรแกรม WMS ที่มีหลายบริษัทเอกชนออกแบบและให้บริการ คู่มือและวิธีการใช้งานอาจมีความแตกต่างกัน

การรับสินค้าคงคลังเป็นขั้นตอนแรกในการบริหารคลังสินค้า โดยสินค้าที่สั่งซื้อจาก ผู้ค้า (Supplier) จะต้องผ่านการตรวจสอบจำนวนและปริมาณ พร้อมทั้งเงื่อนไขต่างๆ เพื่อป้องกันความคลาดเคลื่อนของข้อมูลสินค้า พนักงานในคลังสินค้าควรบันทึกข้อมูลอย่างละเอียดเพื่อยืนยันความถูกต้องก่อนที่จะนำสินค้าเข้าสู่กระบวนการจัดเก็บต่อไป

การรับสินค้าคงคลังเป็นจุดเริ่มต้นสำคัญของการบริหารคลังสินค้า เพื่อให้การจัดเก็บเป็นระบบและป้องกันข้อผิดพลาด สินค้าที่รับเข้ามาต้องผ่านการตรวจสอบความถูกต้องก่อนดำเนินการในขั้นตอนต่อไป ซึ่งสามารถแบ่งออกเป็นขั้นตอนหลักดังนี้

ขั้นตอนแรกของการจัดการสินค้าคงคลังคือการตรวจนับสินค้าที่มีอยู่ ไม่ว่าจะอยู่ในห้องเก็บของหรือโกดัง โดยสามารถนับตามรอบส่งหรือใช้ ซอฟต์แวร์ (Software) เช่น Microsoft Excel บันทึกข้อมูลและสแกนบาร์โค้ดสินค้า แม้ว่าการใช้เอกสารอาจช่วยให้เข้าใจประเภทสินค้าที่ต้องสั่งซื้อมากขึ้น หากสินค้ายอดนิยมเริ่มเหลือน้อย ควรส่งใบสั่งซื้อ (PO) ไปยังซัพพลายเออร์ พร้อมดำเนินการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ และอย่าลืมติดตามสถานะการจัดส่งอย่างต่อเนื่อง

เมื่อสินค้ามาถึง ควรตรวจสอบอย่างละเอียดโดยเปรียบเทียบบันทึกการจัดส่งกับใบสั่งซื้อ (PO) เพื่อให้มั่นใจว่าสินค้าถูกต้อง ครบถ้วน และไม่มีตกหล่น จุดสำคัญที่ต้องตรวจเช็ค ได้แก่

• รายละเอียดสินค้า
• รหัสสินค้า
• ปริมาณต่อ SKU หรือหมวดหมู่สินค้า

หากพบข้อผิดพลาด เช่น สินค้าขาดหาย ได้รับสินค้าผิดประเภท หรือสินค้าชำรุด ควรติดต่อผู้ค้าทันทีเพื่อแจ้งปัญหาและประสานงานแก้ไข ซึ่งโดยทั่วไป ผู้ค้าจะให้ความร่วมมือในการแก้ปัญหาเพื่อให้กระบวนการดำเนินไปอย่างราบรื่น

ตรวจสอบใบสั่งซื้อให้แน่ใจว่าจำนวนและประเภทสินค้าถูกต้องครบถ้วน จากนั้นย้ายสินค้าไปยังพื้นที่จัดเก็บในโกดัง จัดเรียงตามหมวดหมู่ และติดฉลากหรือบาร์โค้ดเพื่อความสะดวกในการตรวจสอบ ช่วยให้พนักงานหรือเจ้าของกิจการค้นหาและจัดส่งสินค้าให้ลูกค้าได้รวดเร็ว ก่อนเข้าสู่ขั้นตอนจัดเก็บสินค้าคงคลังต่อไป

สินค้าคงคลังคือสินค้าที่รอการจำหน่ายและส่งออกให้ลูกค้า การจัดเก็บที่มีประสิทธิภาพช่วยติดตามและเคลื่อนย้ายสินค้าอย่างเป็นระเบียบ ลดการใช้พื้นที่เกินจำเป็น และรักษาสมดุลระหว่างสินค้าคงเหลือกับความต้องการ เพื่อป้องกันสินค้าล้นสต็อกหรือขาดแคลน

ก่อนดูขั้นตอนการจัดเก็บ สำหรับเจ้าของธุรกิจที่กำลังพิจารณาว่าควรเช่าโกดังหรือสร้างเอง แบบไหนคุ้มกว่ากัน เราได้สรุป 8 ข้อได้เปรียบของการเช่าโกดังและคลังสินค้า ไว้ให้แล้ว คลิกอ่านรายละเอียดที่ลิงก์ด้านล่าง แล้วไปดูขั้นตอนการจัดเก็บสินค้าคงคลังกัน

 เป็นกระบวนการสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างราบรื่น โดยเน้นการจัดเก็บสินค้าอย่างเป็นระบบ เพื่อลดต้นทุน ป้องกันสินค้าสูญหาย ควบคุมสต็อกได้แม่นยำ และรองรับความต้องการของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ก่อนวางสินค้าล็อตใหม่ ตรวจสอบสต็อกปัจจุบันบนชั้นวาง พร้อมระบุสินค้าที่ขายไม่ดีหรือล้าสมัย และบันทึกข้อมูลการขนย้ายอย่างเป็นระบบ แม้อาจรู้สึกเสียดายต้นทุนที่ลงทุนไป แต่การเก็บสินค้าเก่าไว้โดยไม่ระบายออกอาจสร้างภาระมากกว่า ทางที่ดีควรเร่งจำหน่าย ลดราคา หรือจัดโปรโมชั่นภายในหนึ่งปี เมื่อล้างสต็อกเดิมหมดแล้ว ค่อยสั่งสินค้าใหม่เข้ามา และอย่าลืมบันทึกการเปลี่ยนแปลงเพื่อความถูกต้องทางบัญชีปลายปี

ใช้รถโฟล์คลิฟท์ (Forklift) จัดเรียงสินค้าเป็นชั้นๆ โดยแยกสินค้าขายดีไว้ในโซนแพ็คสินค้า ช่วยลดเวลาการเช็คสต็อกก่อนส่งออก สินค้าขายดีมีการเคลื่อนย้ายตลอด ควรจัดหมวดหมู่ชัดเจน เพื่อง่ายต่อการตรวจสอบและบริหารสต็อก ลดปัญหาสั่งสินค้ามากหรือน้อยเกินไป ดูเทคนิคการจัดเรียงสินค้า บนแผ่นพาเลทได้ที่ลิงค์ที่แนบไว้ให้ได้เลย

การตรวจนับสินค้าคงคลังเป็นประจำช่วยให้ข้อมูลสินค้าบนชั้นวางมีความแม่นยำ เพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารคลังสินค้าอย่างเป็นระบบ ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อการวางแผนจัดซื้อ การจัดเก็บ และการจัดส่งสินค้าไปยังลูกค้าอย่างราบรื่น นอกจากนี้ ยังช่วยลดต้นทุนโดยระบุและแก้ไขปัญหาที่อาจกระทบต่อการดำเนินงานได้อย่างตรงจุด เพื่อป้องกันการสูญหายและลดความเสี่ยงของสินค้าเน่าเสีย ควรตรวจสอบสต็อกเป็นประจำทุกวันหรือทุกสัปดาห์ วิธีนี้จะช่วยให้ธุรกิจของคุณบริหารจัดการคลังสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพและไม่ส่งผลกระทบต่อการจำหน่ายในขั้นตอนต่อไป

การคัดเลือกและบรรจุสินค้าอย่างมีประสิทธิภาพเป็นขั้นตอนสำคัญ เพื่อให้มั่นใจว่าคำสั่งซื้อได้รับการตรวจสอบครบถ้วนและพร้อมจัดส่งตรงเวลา ด้วยวิธีการดังต่อไปนี้

การบริหารคลังสินค้าที่มีประสิทธิภาพเริ่มจากขั้นตอนการเลือกสินค้าและบรรจุภัณฑ์อย่างเหมาะสม เพื่อให้การจัดส่งเป็นไปอย่างราบรื่นและตรงเวลา

การเบิกสินค้าตามใบสั่งคลังเป็นกระบวนการนำสินค้าคงคลังออกจากชั้นวาง เพื่อนำไปบรรจุและจัดส่งให้ลูกค้า โดยมีพนักงานตรวจเช็ครายการเป็นผู้คัดเลือกสินค้า หรือในบางกรณี นักธุรกิจก็สามารถดำเนินการเองได้ ปัจจุบันหลายคลังสินค้าใช้เทคโนโลยีช่วยลดเวลาและแรงงาน เช่น สายพานลำเลียงหรือหุ่นยนต์ ซึ่งต่างประเทศเริ่มนำมาใช้แล้ว เนื่องจากการหยิบสินค้าเป็นขั้นตอนที่ใช้เวลามากที่สุด หากกระบวนการนี้รวดเร็วขึ้น การจัดส่งก็มีประสิทธิภาพ ช่วยให้ธุรกิจแข่งขันได้ดี และสร้างความพึงพอใจให้ลูกค้ามากขึ้น

การบรรจุสินค้าเป็นขั้นตอนสำคัญก่อนการจัดส่ง โดยต้องจัดเตรียมให้อยู่ในกล่องหรือถุงอย่างเหมาะสม พร้อมติดฉลากและข้อมูลติดตามพัสดุครบถ้วน **ที่สำคัญ ควรตรวจสอบความเสียหายก่อนส่งออก** เพื่อให้พัสดุถึงมือลูกค้าอย่างปลอดภัยและตรงเวลา

หลังจากเบิกสินค้าออกมาจากคลังแล้ว จะเข้าสู้ขั้นตอนการบรรจุเพื่อเตรียมการจัดส่งสินค้าดังนี้

• พิมพ์บันทึกการจัดส่ง พร้อมรายการสินค้าที่ต้องบรรจุลงกล่องทั้งหมด
• ห่อสินค้าด้วยพลาสติกกันกระแทก (Bubble Wrap)  หรือวัสดุป้องกันอื่นๆ ก่อนบรรจุลงกล่อง 
• ใช้เทปกาวปิดผนึกตามขอบบรรจุภัณฑ์ให้เรียบร้อยและพันให้แน่นเพื่อความมั่นคง
• ติดฉลากสินค้าและป้ายจัดส่งพร้อมหมายเลขติดตามไว้ด้านหน้ากล่อง
• สำหรับสินค้าที่บอบบาง เช่น แก้วหรือผลงานศิลปะ ควรติดสติ๊กเกอร์เตือน “ห้ามโยน” หรือ “ระวังแตก” เพื่อความปลอดภัย
• ขั้นตอนสุดท้ายส่งสินค้าถึงมือลูกค้าตามที่อยู่ที่กำหนด

กระบวนการสุดท้ายในการบริหารคลังสินค้าคือการเคลื่อนย้ายสินค้าจากจุดหนึ่งไปยังจุดหมายผ่านบริษัทขนส่งภายในประเทศ หลังจากสินค้าคงคลังได้รับการตรวจสอบและผ่านกระบวนการต่างๆ อย่างถูกต้องแล้ว ก็จะถูกส่งถึงมือลูกค้า การแข่งขันในปัจจุบันมุ่งเน้นที่การจัดส่งสินค้าอย่างรวดเร็ว ซึ่งช่วยสร้างความประทับใจให้กับลูกค้าอย่างมาก โดยมีขั้นตอนดังนี้

• ติดต่อกับตัวแทนขนส่งหรือบริการขนส่งของธุรกิจคุณ เพื่อจัดส่งสินค้าถึงมือลูกค้าอย่างตรงเวลา
• ตรวจสอบข้อมูลพัสดุให้ครบถ้วนก่อนจัดส่ง โดยตรวจสอบให้ตรงกับใบสั่งซื้อ เช่น รหัสสินค้า ชื่อรุ่น สี ไซส์ และจำนวน เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่อาจทำให้ลูกค้าไม่พอใจหรือมีข้อร้องเรียน
• ควรแยกช่องทางการจัดส่งให้ชัดเจน เช่น แยกตามพื้นที่ ประเภทสินค้า หรือรูปแบบการขนส่ง (ขนส่งเอกชนหรือขนส่งภายในธุรกิจ) เพื่อป้องกันการปะปนกันของสินค้าและเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดส่ง ลดความผิดพลาดและเสียเวลา เมื่อทำตามนี้ ลูกค้าจะได้รับสินค้าตรงตามที่ต้องการอย่างแน่นอน
• หลังการจัดส่งสินค้า ควรบันทึกข้อมูลสำคัญ เช่น หมายเลขคำสั่งซื้อ ชื่อ ที่อยู่ และข้อมูลติดต่อของลูกค้า (หมายเลขโทรศัพท์และอีเมล) รวมถึงวันที่และเวลาการจัดส่ง เพื่อสะดวกในการตรวจสอบย้อนหลัง หากพัสดุหายหรือเกิดการตกหล่น จะสามารถใช้ข้อมูลเหล่านี้เป็นหลักฐานในการยืนยันกับลูกค้าและติดตามพัสดุกับทางขนส่งได้