การจัดการคลังสินค้า อย่างไรให้มีประสิทธิภาพ เป็นระบบ
การจัดการคลังสินค้า การดำเนินคลังสินค้ามีบทบาทสำคัญในระบบโลจิสติกส์ งานของคลังสินค้า รวมขั้นตอนหลายอย่างเข้าด้วยกันได้แก่ รับของ เก็บของเข้าที่ ดูแลของที่เก็บ รู้ที่เก็บสินค้าอย่างดี รับใบสั่งของ/หยิบ วางตามชั้น เอาของลง เป็นจุดเปลี่ยนถ่ายสินค้า เป็นจุดรับสินค้าส่งคืน เป็นจุดบรรจุสินค้า เป็นจุดประกอบของเล็กๆ การเติมให้เต็ม การสานต่อ การติดฉลาก การห่อของชนิดที่ห้ามแกะ เป็นจุดแยกของที่มาจำนวนมากๆ เป็นจุดรวมของสินค้าก่อนกระจายไปยังลูกค้า เป็นจุดขนส่งสินค้าเข้าออก เป็นการใช้ที่ดิน เพราะต้องมีการพัฒนาที่ดินที่ต้องตั้งคลังสินค้า การบริการทั้งหลายเน้นการเลื่อนไหลของสินค้ามากกว่าเน้นการเก็บ ความเร็วและการเคลื่อนที่อย่างมีประสิทธิภาพของสินค้าโดยใช้เวลาไม่นานและมีข้อมูลที่ถูกต้องเกี่ยวกับสินค้าที่เก็บถือเป็นจุดมุ่งหมายของการจัดการพัสดุคงคลังที่ผู้บริหารทุกคลังสินค้าต้องการ
| เลือกอ่านตามหัวข้อ |
หน้าที่ การจัดการคลังสินค้า มีหลัก 3 อย่างคือ
- การจัดเก็บสินค้าใน คลังสินค้า (Storage) : เป็นหน้าที่หลักในอันดับแรกคือการจัดเก็บสินค้าในคลังอย่างมีระบบและเรียบร้อยเพื่อให้สินค้ามีความพร้อมใช้งานตามความต้องการของลูกค้าหรือกิจการ เป้าหมายของการจัดเก็บสินค้าคือการรักษาคุณภาพของสินค้าให้มีการเสื่อมสภาพน้อยที่สุด และการเข้าถึงสินค้าในคลังได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย เพื่อให้สามารถจัดส่งหรือจัดจำหน่ายได้ตามต้องการ โดยไม่มีความล่าช้าหรือขัดข้องในกระบวนการธุรกิจขององค์กร
- การบริหารจัดการ คลังสินค้า (Inventory Management) : หน้าที่อันดับสองคือการควบคุมและบริหารจัดการสินค้าในโกดังเพื่อให้มีการจัดทำการสั่งซื้อ จัดจำหน่าย และการวางแผนการจัดเก็บสินค้าให้เหมาะสม โดยการบริหารจัดการคลังสินค้าให้มีการสอดคล้องกับความต้องการของตลาด และไม่ส่งผลให้เกิดค่าใช้จ่ายเกินไป เช่น การเกิดสินค้าหมดอายุ การสะสมสินค้าในคลังเกินไป เป็นต้น
- การควบคุมสต็อกภายใน คลังสินค้า (Stock Control) : หน้าที่ที่สามคือการดูแลและควบคุมการเคลื่อนไหวของสินค้าในคลัง เพื่อให้มีการตรวจสอบสต็อกและปรับปรุงสต็อกเป็นระยะเวลาเพื่อรักษาการสมดุลของคลังสินค้า การควบคุมสต็อกช่วยลดความเสี่ยงของการมีสินค้าคงคลังเกินมาตรฐาน หรือคงคลังไม่เพียงพอต่อความต้องการของลูกค้า ทำให้สามารถควบคุมต้นทุนการเก็บเหลือสินค้าในคลังได้เหมาะสม
สิ่งที่ต้องปฏิบัติงานใน การจัดการคลังสินค้า ตามหลัก 5 ประการ
- บริการด้านการจัดเก็บรักษาและจัดสรรสินค้าตามใบสั่งให้ครบถ้วนและตรงเวลา
- วางแผนลดต้นทุนการบริหารและค่าใช้จ่ายในธุรกิจต่างๆของคุณ
- หมุนเวียนสินค้าคงคลังให้คล่องตัวลดระยะเวลาในการจัดเก็บสินค้าให้สั้นที่สุด
- ลดเวลาในการตอบสนองคำสั่งสินค้าและข้อผิดพลาดในการส่ง
- รักษาคุณภาพและความปลอดภัยให้กับตัวสินค้า
ความรู้พื้นฐานเบื้องต้นที่ควรรู้ใน การจัดการคลังสินค้า
1. การสั่งซื้อ (Purchasing)
การจัดซื้อ(Purchasing) คือ กิจกรรมของธุรกิจเพื่อให้ได้มาซึ่งพัสดุ บริการ เครื่องใช้ไม้สอย และสิ่งต่างๆสำหรับองค์กรเพื่อใช้ในการดำเนินการ เป็นกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อ จัดหาวัตถุดิบและบริการทั้งในส่วนของการเลือกผู้จำหน่ายวัตถุดิบ กำหนดช่วงเวลาและปริมาณในการสั่งซื้อ และสร้างความสัมพันธ์กับผู้จำหน่ายวัตถุดิบ
การจัดซื้อ เป็นงานที่มีสำคัญมากต่อผลประกอบการขององค์กร เนื่องจากเป็นงานที่ใช้จ่ายเงินขององค์กรในการจัดซื้อ ดังนั้นการทำหน้าที่ของฝ่ายจัดซื้อนอกจากจะต้องจัดซื้อสินค้าให้ได้มาตามความต้องการใช้ของหน่วยงานต่างๆและจ่ายเงินแล้ว ยังต้องทำหน้าที่รวมถึงกระบวนการจัดหาแหล่งสินค้าวัตถุดิบ การคัดเลือกผู้ขายหรือซัพพลายเออร์ การเปรียบเทียบคุณสมบัติสินค้า ซึ่งกว่าจะได้สินค้าตามความต้องการและจัดซื้อได้อย่างมีประสิทธิภาพ ผู้ทำหน้าที่นี้ต้องเรียนรู้และเข้าใจระบบงานเงื่อนไข และนโยบาย กลยุทธ์สำคัญในการจัดซื้อ ตลอดจนเทคนิคการเจรจาต่อรอง เพื่อให้สามารถทำหน้าที่จัดซื้อสินค้าได้มีคุณภาพ ตรงตามความต้องการมากที่สุด ต้นทุนต่ำที่สุด ภายในระยะเวลาที่กำหนด หน้าที่สำคัญของหน่วยงานจัดซื้อคือจัดหาสินค้าหรือวัตถุดิบให้มีพร้อมตามความต้องการของหน่วยงานต่างๆ อย่างประหยัดและคุ้มค่าที่สุด ซึ่งรวมถึง การเลือกสรรผู้ขายวัตถุดิบที่เหมาะสม การสั่งซื้อ และการตรวจสอบควบคุมการทำงานของซัพพลายเออร์แต่ละรายเพื่อตรวจสอบหาจุดที่ควรปรับปรุงเพื่อที่จะปรึกษากับซัพพลายเออร์รายนั้น ๆ เพื่อหาวิธีที่ดีเหมาะสมที่สุดในการแก้ปัญหาหรือพัฒนาจุดบกพร่อง
2. ระยะเวลานำ (Lead Time)
ระยะเวลาในการสั่งซื้อสินค้าในแต่ละงวดนับตั้งแต่ออกใบสั่งสินค้าจนถึงเวลาที่สินค้าเข้ามานั้นเราเรียก ว่า ระยะเวลานำ หรือ Lead time หรือ ระยะเวลาที่ต้องการล่วงหน้าในการได้สินค้ามา Lead time เป็นสิ่งที่เราต้องทราบในขบวนการจัดการคลังสินค้าที่มีประสิทธิภาพ นอกจากนั้นแล้วเรายังต้องรู้ถึงต้นทุนต่อหน่วยในการเก็บสินค้า ปริมาณการสั่งซื้อสินค้าในแต่ละครั้ง ค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อแต่ละครั้ง และ ความต้องการสินค้าตลอดปี สิ่งเหล่านี้ทำให้เราสามารถคำนวณหาปริมาณการสั่งซื้อสินค้าที่เหมาะสมที่สุด (Economic order quantity, EOQ) ได้และสามารถคำนวณหาเวลาในการสั่งซื้อที่เหมาะสม (Reorder point, RP) ได้อีกด้วย
3. รายการสินค้าในคลังสินค้า (Stock Keeping Unit, SKU)
รายการสินค้าในคลังสินค้า(SKU) แสดงถึงจำนวนสินค้ามีอยู่ในคลังสินค้า SKU สามารถแสดงได้ในหน่วยต่างๆ เช่น ชิ้น ขวด ลัง กล่อง พาเลท (Pallet) รายการสินค้าในคลังสินค้าสามารถแบ่งแยกได้ใน 2 ลักษณะคือ
- แบ่งตามสถานะในกระบวนการผลิต ได้แก่ : วัตถุดิบ (Raw materials) สินค้าที่อยู่ระหว่างขั้นตอนการผลิต (Work in process) สินค้าสำเร็จ (Finished goods) ชิ้นส่วนอุปกรณ์ (Spare parts) วัสดุสิ้นเปลือง (Consumables)
- แบ่งตามสภาพหรือคุณลักษณะการใช้สอย ได้แก่ สินค้าที่อยู่ระหว่างการขนส่ง (Pipeline) สินค้าที่กักตุนไว้เพื่อรองรับการขึ้นราคา (Speculation) สินค้าเพื่อการใช้สอยระหว่างรอบการสั่งซื้อ (Regular or cyclical) สินค้าที่มีไว้รองรับความผันแปร (Safety stock) ของปริมาณความต้องการ (Demand) และ ระยะเวลานำ (Lead time) สินค้าที่เสื่อมสภาพหรือสูญหาย (Obsolete, dead, or shrinkage stock)
การวางแผนการบริหารสินค้าคงคลังคือการกำหนดนโยบายต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับสินค้าที่อยู่ในคลังสินค้า เช่น สถานที่จัดวางสินค้าแต่ละชนิด ระบบและนโยบายในการควบคุมสินค้าคงคลัง รวมทั้งการวางแผนและบริหารการจัดซื้อ และ การบริหารจัดการภายในคลังสินค้า โดยมีเป้าหมายเพื่อให้มีพร้อมซึ่งวัตถุดิบหรือสินค้าในเวลาและปริมาณที่ต้องการโดยคงความสมดุลระหว่างการมีพร้อมของสินค้าหรือระดับบริการลูกค้าและต้นทุนค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง การหมุนเวียนเข้าออกของสินค้าคงคลังใช้หลัก FIFO (First In First Out) สินค้าใดที่เข้าคลังสินค้าก่อนก็หมุนเวียนออกไปก่อน เพื่อลดความเสื่อมจากการจัดเก็บเป็นเวลานาน
4. การพยากรณ์ความต้องการสินค้า
การพยากรณ์ คือ การคาดการณ์เหตุการณ์ในอนาคต การพยากรณ์ทางธุรกิจโลจิสติกส์ เช่น ยอดขายปริมาณการผลิต หรือสถานการณ์อุตสาหกรรมโดยทั่วไป โดยอาศัยการประมวลจากข้อมูลในอดีตประสบการณ์ เหตุปัจจัยอื่นๆ ที่คาดคะเนขึ้น ประเภทของการพยากรณ์พิจารณาตามระยะเวลาดำเนินการผลิตสามารถแบ่งได้ดังนี้
- การพยากรณ์ระยะสั้นไม่เกิน 3 เดือน เหมาะกับสินค้ารายชนิด ใช้เพื่อการวางแผนจัดซื้อ จัดตารางการผลิต จัดการสินค้าคงคลัง มอบหมายงาน
- การพยากรณ์ระยะปานกลาง 3 เดือน – 2 ปี เหมาะกับการพยากรณ์สินค้าทั้งกลุ่ม วางแผนการขาย แผนกระจายสินค้าแผนการผลิตครึ่งปี – ทั้งปี และการจัดวางงบประมาณ
- การพยากรณ์ระยะยาว 2 ปีขึ้นไป มักใช้สำหรับการพยากรณ์รวมทั้งบริษัท เช่น การออกสินค้าใหม่ การวางแผนกลยุทธ์การผลิต หรือวางแผนธุรกิจใหม่
สรุป การจัดการคลังสินค้า ที่มีประสิทธิภาพและเป็นระบบ จะช่วยเพิ่มความพึงพอใจให้กับลูกค้า และยังช่วยลดต้นทุนให้กับธุรกิจของคุณ มีเงินเหลือเก็บไว้ใช้จ่ายอย่างอื่น และสร้างความมั่นใจในการดำเนินกิจการขององค์กรให้เป็นไปอย่างราบรื่น เจ้าของธุรกิจควรคำนึงถึงการวางแผนและระบบการติดตามการเคลื่อนไหวของสินค้าอยู่ตลอดเวลา ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญในกระบวนการนี้เพื่อให้ คลังสินค้า เป็นทรัพยากรที่มีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผลสูงสุด
ขอขอบคุณข้อมูลบางส่วนจาก รศ.ดร.สมโรตม์ โกมลวนิช และอนันต์ ดีโรจนวงศ์ มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์
