ไคเซ็น คืออะไร เทคนิคการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง เสริมประสิทธิภาพธุรกิจ

• Facebook
• X
• Line

ไคเซ็น คือ อะไร สงสัยกัน หรือไม่? Kaizen เป็นคำภาษาญี่ปุ่นที่หมายถึง “การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง” หรือ “การเปลี่ยนแปลงให้ดีขึ้น” ในบริบทของโรงงาน ไคเซ็นหมายถึงปรัชญา และวิธีการในการปรับปรุงเล็กๆ น้อยๆ แบบค่อยเป็นค่อยไปในด้านต่างๆ ของกระบวนการผลิต โดยเกี่ยวข้องกับการมีส่วนร่วมของพนักงานทุกคน ตั้งแต่ผู้บริหารระดับสูงไปจนถึงผู้ปฏิบัติงานแนวหน้า ในการระบุ และดำเนินการปรับปรุงในด้านต่างๆ เช่น ประสิทธิภาพการทำงาน คุณภาพ ความปลอดภัย และประสิทธิภาพ บทความนี้จะมาบอกถึงผลดีของ Kaizen มาอ่านข้อมูลบทความนี้ไปพร้อมๆ กันได้เลย

สารบัญ

1. การทำงานแบบ Kaizen ในโรงงาน คืออะไร?

2. ทำไม ไคเซ็น (Kaizen) จึงเป็นระบบที่สำคัญต่อองค์กร

3. ระบบ ไคเซ็น (KAIZEN) ประกอบด้วยขั้นตอนอะไรบ้าง

• การทำความเข้าใจสถานการณ์ปัจจุบัน (Visual Management)
• สร้างมาตรฐานของกระบวนการทำงาน (Standardization)
• ถ่ายทอดมาตรฐานใหม่ด้วยการทำคู่มือ (Manualize)
• เลือกใช้เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ (Tool)

4. ไคเซ็น (KAIZEN) แนวคิดสู่ความสำเร็จต้นกำเนิดจากญี่ปุ่น

ในปัจจุบันโลกของเราหมุนเร็วขึ้นทุกวันการแข่งขันในธุรกิจก็สูงขึ้นอย่างรวดเร็ว ทำให้ผู้ประกอบการต่างๆ ต้องหาแนวทางวิธีประหยัดต้นทุนแต่ยังคงรักษาประสิทธิภาพมาตรฐานการทำงานในระบบขององค์กรไว้เท่าเดิมไม่ลดลง ระบบไคเซ็น จึงมีบทบาทที่สำคัญอย่างมาก และนักธุรกิจหลายคนในประเทศไทย เลือกที่จะนำ ปรัชญา และวิธีการที่มุ่งเน้นการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องในโรงงาน มีต้นกำเนิดในประเทศญี่ปุ่น และมีการใช้กันอย่างแพร่หลายในอุตสาหกรรมการผลิตทั่วโลก

Kaizen เน้นย้ำถึงการมีส่วนร่วมของพนักงานทุกคนในการระบุ และดำเนินการเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ ทีละน้อยเพื่อปรับปรุงกระบวนการ กำจัดของเสีย และเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวม ส่งเสริมวัฒนธรรมการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง การแก้ปัญหา และการทำงานเป็นทีม ด้วยการนำหลักการ Kaizen ไปใช้ โรงงานต่างๆ จึงสามารถบรรลุผลผลิตที่สูงขึ้น คุณภาพที่ดีขึ้น ต้นทุนที่ลดลง และเพิ่มความพึงพอใจของพนักงาน

การนำ Kaizen ไปใช้จำเป็นต้องมีการตรวจสอบ และวิเคราะห์กระบวนการอย่างสม่ำเสมอ การกำหนดเป้าหมายที่สมจริง การฝึกอบรม และการสนับสนุนแก่พนักงาน และส่งเสริมสภาพแวดล้อมการทำงานแบบร่วมมือกัน และเปิดกว้าง เป็นแนวทางปฏิบัติ “กระบวนการ” อย่างต่อเนื่องที่มีจุดมุ่งหมายเพื่อสร้างสภาพแวดล้อมโรงงานที่ยั่งยืน และปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ซึ่งปัจจัยหลักที่ทำให้ไคเซ็น ช่วยในด้านประสิทธิภาพในการทำงาน ที่หลายๆ องค์กรค์ทั่วโลกนิยมใช้ประกอบไปด้วย 4 ปัจจัยหลักดังนี้

1. การสร้าง และสนับสนุนมายเซ็ทที่ดี ให้กับพนักงาน “ทุกระดับ” อย่างต่อเนื่อง และต้องมีการสนับสนุน และการนำเสนอแนวคิด Kaizen จากผู้บริหารสูงสุดขององค์กร การสร้างมายเซ็ทที่แข็งแกร่งจะช่วยให้องค์กรมีความยืดหยุ่น และสามารถพัฒนาต่อไปได้
2. เพิ่ม “ประสิทธิภาพ” ในทุกกระบวนการของการทำงานโดยการตรวจสอบ และปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอเพื่อเพิ่มความมีประสิทธิภาพในการดำเนินงานอย่างต่อเนื่อง
3. ช่วยในการยกระดับ “มาตรฐาน” ของกระบวนการทำงาน
4. ลดการใช้ทรัพยากรทั้งด้านเวลา แรงงาน และทรัพยากรที่จับต้องได้ โดยการตรวจสอบ และปรับปรุงกระบวนการภายในองค์กร เป็นการลดการใช้ทรัพยากรที่ไม่จำเป็นอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งส่งผลให้ลดค่าใช้จ่าย และเสริมสร้างความยั่งยืนในการทำงานขององค์กรของเราได้มากยิ่งขึ้น

ขั้นตอนระบบ ไคเซ็น ของคนญี่ปุ่นมีหลายขั้นตอนตามแนวคิดที่ใช้กันในญี่ปุ่นอย่างแพร่หลาย องค์กรในญี่ปุ่นบ่งบอกถึงขั้นตอนเหล่านี้เพื่อส่งเสริมการปรับปรุงตลอดเวลา มี 4 ขั้นตอนหลักๆดังนี้

เป็นวิธีการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องที่มุ่งเน้นการเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารด้วยภาพ และการแบ่งปันข้อมูลภายในองค์กร โดยเกี่ยวข้องกับการใช้อุปกรณ์ช่วยมองเห็นเข้าใจในภาพรวม เช่น แผนภูมิ กราฟ ป้าย และระบบรหัสสี เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิต ประสิทธิภาพ และประสิทธิภาพโดยรวม ด้วยการใช้ “Visual Management” ทีมสามารถเข้าใจ และติดตามกระบวนการได้ดีขึ้น และตัดสินใจอย่างมีข้อมูลเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์(Workflow) วิธีการนี้จะส่งเสริมความโปร่งใส การกำหนดมาตรฐาน และการทำงานร่วมกัน ซึ่งนำไปสู่การปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานในท้ายที่สุด

เมื่อเราได้ทำความเข้าใจกับสถานการณ์ปัจจุบันเรียบร้อยแล้ว ว่ามีส่วนไหนบ้างที่จำเป็นต้องปรับปรุง ไคเซ็น (KAIZEN) ในขั้นตอนต่อไป คือการปรับปรุงขั้นตอน หรือรูปแบบของสิ่งๆ นั้น ไปในทิศทางที่ส่งผลดีมากยิ่งขึ้นกว่าเดิม ซึ่งคือ การสร้างมาตรฐานกระบวนการขึ้นมาใหม่ (Standardization) โดยขั้นตอนนี้จะรวบรวม การสร้างมาตรฐานทั้งหมดในส่วนของประสิทธิภาพ และประสิทธิผลของการทำงาน เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ และทรัพยากรที่มีคุณภาพ

• 2.1 ประสิทธิภาพการทำงาน : คือความสามารถในการทำงาน หรือการดำเนินงานให้เสร็จสมบูรณ์ด้วยคุณภาพ และในเวลาที่เหมาะสม ตัดกระบวนการที่ไม่สำคัญออก สามารถช่วยลดค่าใช้จ่าย ปรับปรุงคุณภาพ ลดการสูญเสีย และเพิ่มผลผลิตที่สร้างรายได้ให้กับองค์กร หรือบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• 2.2 คุณภาพของผลลัพธ์ : เป็นหนึ่งในแนวคิดหลักในการนำแนวคิด Kaizen (ไคเซ็น) มาปรับปรุง และพัฒนาการทำงานในองค์กร ซึ่งหมายถึงความสามารถของผลิตภัณฑ์ หรือบริการในการตอบสนองตามมาตรฐาน หรือความต้องการของลูกค้า มีคุณภาพดี และประสิทธิภาพในการใช้งาน คุณภาพของผลลัพธ์การทำงาน (Output) ที่ดีมีความสำคัญอย่างมาก เนื่องจากมันส่งผลต่อความพึงพอใจของลูกค้า ความเชื่อมั่นในผลิตภัณฑ์ หรือบริการ และสร้างฐานลูกค้าที่มั่นคงอย่างต่อเนื่อง
• 2.3 ทรัพยากร : นอกจากขั้นตอนการปฏิบัติงาน และคุณภาพของผลลัพธ์ที่ดีขึ้นแล้ว การลดใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพเป็นส่วนสำคัญในการปรับปรุงแนวคิด Kaizen และช่วยให้องค์กรทำงานอย่างอัจฉริยะ และคุ้มค่ามากขึ้นในทุกๆ ด้านของธุรกิจ และการดำเนินงานในองค์กร ส่งผลดีต่อองค์กรในระยะยาว ในเรื่อง ทรัพยากรเวลา เงิน หรือบุคคล เป็นต้น

การทำคู่มือ ไคเซ็น คือ กระบวนการสร้างเอกสาร หรือคู่มือที่เป็นมาตรฐานใหม่เพื่อถ่ายทอดข้อมูล และกระบวนการทำงานในองค์กร นี่เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการสร้างมาตรฐาน และเพิ่มความเข้าใจในกระบวนการทำงานในทุกๆ ระดับขององค์กร ช่วยให้ความรู้ และประสบการณ์ที่มีค่าของบุคคล หรือองค์กรสามารถถูกเข้าถึง และนำไปใช้งานได้โดยง่าย การทำคู่มือเพื่อถ่ายทอดมาตรฐานใหม่ ช่วยให้กระบวนการทำงานต่างๆ ภายในองค์กร เป็นระบบ และมีประสิทธิภาพความชัดเจน และเป็นระเบียบมากยิ่งขึ้น

นอกจากนั้น หากองค์กรไม่ดีมีการรวบรวมไอเดีย หรือคิดมาตรฐานใหม่ขึ้นมา ยกตัวอย่างเช่น ไม่ได้เก็บข้อมูลไว้เป็นเอกสาร และไม่ได้เก็บข้อมูลไว้ในระบบเลย เป็นได้ที่เมื่อวันเวลาผ่านไป ไอเดียใหม่ๆ หรือมาตรฐานใหม่ๆ ที่เคยคิดไว้นั้นจะหาย และถูกลืมไปตามกาลเวลา ผ่านไปหลายสิบปี คู่มือที่ทำขึ้นมาอาจไม่มีให้เห็นแล้ว ไอเดียที่ส่งต่อกันมานับตั้งแต่ต้นที่เริ่ม ใช้ ไคเซ็น (KAIZEN) อาจจะสูญเปล่า และคงจะเป็นสิ่งที่น่าเสียมากๆ

หากคู่มือจะต้องหายไปโดยเนื่องจาก พนักงานต้องเกษียณ หรือลาออก โดยที่ไม่มีคู่มือส่งต่อให้คนต่อๆ ไปในองค์กร ฉะนั้นสิ่งที่สำคัญ เมื่อมีไอเดีย ต้องเก็บคู่มือที่ทำขึ้น เป็นข้อมูลในรูปแบบเอกสาร หรือในระบบขององค์กรให้ดีที่สุด เพื่อถ่ายทอดสิ่งที่องค์กรกำหนดให้พนักงานทุกคนเข้าใจ หน้าที่ของ ไคเซ็น ได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยที่ไม่ต้องมาเสียเวลาช่วยกันกันสร้างขึ้นมาใหม่

การเลือกใช้เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพเป็นส่วนสำคัญในกระบวนการ เพื่อช่วยให้องค์กรทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเพิ่มผลผลิต ต่อไปนี้เป็นบางตัวอย่างของเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพที่สามารถนำมาใช้ในการนำแนวคิด Kaizen มาปรับปรุง

หากได้ทำตั้งแต่ขั้นตอนที่ 1 จนถึงขั้นตอน ที่ 3 โดยปราศจากเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพแล้วนั้น การที่จะนำไคเซ็น หรือไอเดียใหม่ๆ ที่จะมาปรับปรุงองค์กรให้มีประสิทธิภาพคงจะเป็นเรื่องที่เกิดความสำเร็จได้ยาก การที่จะเลือกใช้เครื่องมือเพื่อให้คลอบคลุม และครบถ้วนตามกระบวนการไคเซ็นนั้นก็คงไม่ใช่เรื่องง่ายนัก เพื่อให้เกิดกระบวนการทำงานที่คุ้มค่าที่สุด ต้องดำเนินการอย่างละเอียดสำหรับขั้นตอนของข้อนี้

การไคเซ็น (KAIZEN) โดยการเลือกใช้เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ เป็นหนึ่งในขั้นตอนที่สำคัญ สามารถแบ่งออกเป็น 2 มุมมองได้ดังต่อไปนี้

4.1 เพื่อรักษามาตรฐานของการทำงานใหม่เอาไว้

การมีไอเดีย และทีมช่วยกันแบ่งปันความรู้ที่ต่างคนต่างมีนำมาเสนอแนะ จะช่วยค้นหาจุดอ่อน และช่องว่างมาตรฐานขององค์กรได้อย่างเป็นอย่างดี และสร้างการทำงานขึ้นมาใหม่ที่ดีขึ้นกว่าเดิม ลดเวลาการทำงาน และลดทรัพยากรต่างๆ ได้โดยที่ประสิทธิภาพกระบวนการทำงานยังคงที่ไม่มีลดลง คงจะไม่มีความหายเลย หากองค์กรนั้นๆ ไม่มีการเก็บรักษาไอเดียเหล่านี้ไว้ให้คนต่อๆ ได้ใช้ และศึกษาสิ่งที่ทำมาก็จะสูญเปล่า และจะเลือนหายไปตามกาลเวลา

วิธีที่ดีที่สุดสำหรับปัจจุบัน คือ “การสร้างคู่มือการทำงาน” เพื่อใช้เก็บไอเดียต่างๆ ไว้ในนั้น ทางที่ดีควรจะมีการอัปเดตไอเดียใหม่ๆ เข้าไปในคู่มือนั้นอยู่เป็นประจำตลอดเวลา เพราะต่อให้คู่มือที่สร้างขึ้นจะสุดยอดขนาดไหนแต่หากผู้ที่อ่านเข้าใจในหลักการวิธีการทำงานได้ยาก แค่นี้พนักงานก็เตรียมที่จะว่างคู่มือนั้นไว้เฉยๆ ให้ฝุ่นเกาะแล้วไม่เลือกที่จะนำมาเปิดดูอีกเป็นครั้งที่สองอย่างแน่นอน

ตามหลักในแง่มุมของ “คู่มือแนะนำ” เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ ในปัจจุบันจะไม่ใช่ข้อมูลที่มีประโยคข้อความแค่ผู้อ่านเข้าใจง่ายแล้วก็จบเพียงแค่นั้น แต่คู่มือเหล่านี้ จะถูก ไคเซ็น (KAIZEN) หรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า ข้อมูลในระบบดิจิทัล ส่งผ่านให้อยู่ในระบบคลาวด์ เป็นคู่มือที่ใช้งานผ่านระบบออนไลน์ได้อย่างเต็มรูปแบบ สามารถ แก้ไข ภาพนิ่ง ภาพเคลื่อนไหว เสียง และเนื้อหาข้อความ ได้ทันที โดยที่ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงได้ง่ายในทุกที่ทุกเวลา

4.2 เพื่อเป็นเครื่องมือในการเพิ่มประสิทธิภาพของการทำงาน

คำพูด “Give me a place on which to stand, and I will move the earth. “เพียงขอให้มีพื้นที่ให้ฉันยืน แล้วฉันจะเคลื่อนแผ่นดินบนโลกได้อย่างง่ายดาย”

มาจากนักคณิตศาสตร์ และนักวิทยาศาสตร์ชื่อดัง อาร์คิมิดีส (Archimedes) เขาใช้คำนี้เพื่ออธิบายหลักการของการใช้งานวัตถุชนิดหนึ่งที่มีขนาดเล็ก ในการทำงานกับวัตถุขนาดใหญ่ ยกตัวอย่างเช่น โลก เปรียบสเมือนวัตถุขนาดใหญ่ที่หมุนอยู่รอบตัวเราตลอดเวลาซึ่งมวลเคลื่อนที่มาก ในขณะที่เรายืนอยู่บนพื้นที่มั่นคง เพื่อให้เข้าใจคำพูดนี้ได้ดีขึ้นคุณสามารถพิจารณาหลักการง่ายๆ ของการใช้งานวัตถุ

ตัวอย่างไคเซ็นโรงงาน เช่น การใช้เครื่องมือที่เรียกว่า “คานงัด” ที่มีเพียงไม้อันเดียวกับจุดหมุนเหมาะๆ ก็ทุ่นแรงมนุษย์ได้มากโข สิ่งนี้เองที่ทำให้มนุษย์มีสิ่งที่พิเศษ และมหัศจรรย์กว่าสัตว์ชนิดอื่นๆ ในโลก เพราะมีความคิด และไอเดียสามารถหสร้างเครื่องมือขึ้นมาทุ่นแรงได้ ในโลกแห่งการบริหารองค์กรก็เช่นกัน การไคเซ็น (KAIZEN) จะทำได้ง่ายขึ้นเมื่อมีเครื่องมือการทำงานที่เหมาะสม ตัวอย่างไคเซ็นบริษัท เช่น เปลี่ยนเครื่องตอกบัตรเป็น เครื่องแสกนนิ้วมือพนักงาน นอกจากจะลดการใช้กระดาษไปได้ตลอดกาลแล้วยังทำให้ข้อมูลการเข้างานของพนักงานแต่ละคนถูกต้องแม่นยำมากขึ้น จากนั้นยังสามารถเอาข้อมูลมาวิเคราะห์ต่อได้อีกด้วย

หรือตัวอย่างไคเซ็น ง่ายๆ อีกไอเดีย ได้แก่ ลดงานเอกสาร หรือรายงานที่มีข้อมูลซ้ำกันที่สุดท้ายส่งไปที่ผู้บริหารคนเดียวกัน และการจัดลำดับวัตถุดิบที่ต้องนำมาใช้การผลิตก่อน และหลัง เพื่อลดความเสียหายจากวัตถุดิบหมดอายุ เป็นต้น

หากคุณกำลังทำ Kaizen เพื่อแก้ไขปัญหาอะไรบางอย่าง สิ่งที่ต้องทำอันดับแรก คือการมองย้อนกลับไปหาปัญหาที่เกิดขึ้น เกิดจากอะไร พนักงานที่รับผิดชอบ หรือเกี่ยวข้อง งานส่วนนั้นๆ จะรู้ และเข้าใจถึงปัญหา และควรจะแก้ไข หรือปรับปรุงอย่างไร นั่นเอง

เน้นถึงแนวคิดของการใช้ความสามารถ และการใช้เทคนิคให้เป็นประโยชน์เมื่อมีพื้นที่มั่นคงที่จะสนับสนุนการทำงานที่ยากลำบาก หรือใหญ่โต ความคิดนี้เป็นแรงบันดาลใจให้กับนักวิทยาศาสตร์ และวิศวกรในการสร้างเครื่องมือ และเทคโนโลยีที่ทรงพลังเพื่อทำงานให้ง่ายขึ้น และมีประสิทธิภาพมากขึ้นในชีวิตประจำวัน และในวงการอุตสาหกรรม

คานงัด นับว่าเป็นหนึ่งใน อุปกรณ์เครื่องมือ ไคเซ็น (KAIZEN) ทุ่นแรงของมนุษย์ อีกหนึ่งชนิดบนโลก

แนวคิดสู่ความสำเร็จเป็นแนวคิด และปฏิบัติทางวิศวกรรมที่มีต้นกำเนิดจากญี่ปุ่น และมีความสำคัญในการทำให้องค์กรเจริญเติบโต และประสบความสำเร็จในระยะยาว แนวคิด ไคเซ็น มุ่งเน้นการปรับปรุงต่อเนื่อง ความร่วมมือ และการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างมีประสิทธิภาพ นี่คือเหตุผลที่ว่าทำไม Kaizen นักธุรกิจในหลายๆ ประเทศยกให้เป็นอีกหนึ่งในแนวคิดที่ส่งผลดีไปสู่ความสำเร็จ